Een frequent verzuimgesprek, hoe pak ik dat aan?

Het frequent verzuimgesprek, in 5 stappen meer resultaat!

Het frequent verzuimgesprek is voor MKB-ers en leidinggevenden vaak een van de lastigste gesprekken. Ik kan erover meepraten, want ook ik liep daar in mijn praktijk regelmatig tegenaan. Het is best lastig een medewerker te confronteren met frequent verzuim. En duidelijk te krijgen wat er nu werkelijk aan de hand is. Is die medewerker nou echt ziek of niet? En wat doe je als iemand aangeeft er niets aan te kunnen doen? Dan ben je toch snel uitgepraat?

Hoe pak je zo’n kort frequent verzuimgesprek dan effectief aan?

Het 5-stappenplan

Als verzuimspecialist reik je hiervoor graag het door mij ontwikkelde 5-STAPPENPLAN aan. Als je deze stappen toepast zal je merken dat je meer resultaat boekt.

Stap 1: Ga na wat de feiten zijn

Ga na wat de feiten zijn. Hoe vaak de medewerker heeft verzuimd het afgelopen jaar en hoeveel dagen dat in totaal waren. Heel veel medewerkers hebben niet in de gaten hoeveel tijd ze afwezig zijn als gevolg van verzuim. Door dat op een rij te zetten ontstaat een reëel beeld. En geef ook aan wat de consequenties zijn van het verzuim. De collega’s moeten harder werken, er moet een invaller worden geregeld, het werk blijft liggen.

Stap 2: Geef de medewerker de gelegenheid zijn/haar verhaal te vertellen

Geef de medewerker de gelengheid zijn/haar verhaal te vertellen. Doe dat vanuit een open, geïnteresseerde en betrokken houding. Een van de valkuilen bij het frequent verzuimgesprek is ervan uitgaan dat de medewerker verzuimt omdat deze geen zin heeft om te werken, er de kantjes vanaf loopt. Er zit echter vaak wat anders achter. Door de medewerker de gelegenheid te geven te vertellen wat er aan de hand is en hiervoor interesse te tonen, zal deze eerder bereid zijn de oorzaken van het verzuim te delen. Achter frequent verzuim kunnen meerdere problemen zitten zowel in de privésituatie als in het werk. Betreft het medische problemen dan hoeft de medewerker deze niet te vertellen en is het aan te raden een afspraak te maken met de bedrijfsarts die vervolgens een advies kan geven over de inzetbaarheid.

Stap 3: Zoek samen naar oplossingen

Vraag aan de medewerker welke mogelijke oplossingen er zijn. Het is hierbij wel belangrijk dat hij/zij ook weet wat mogelijk is vanuit het bedrijf en wat u kunt en wilt doen om tot een oplossing te komen. Is het b.v. mogelijk om (tijdelijk) andere taken te krijgen, is een (bij)scholing mogelijk of kan er iets gedaan worden aan de werktijden? Door samen naar een oplossing te zoeken wordt het ook een gezamenlijk probleem. 

Stap 4: Maak concrete en heldere afspraken

Zonder concrete en heldere afspraken blijft het vaag en verandert er mogelijk nog weinig. Dus sluit het gesprek af met heldere afspraken. Leg ze vast en kom er in een vervolggesprek op terug. In dat gesprek blik je terug wat de afspraken opgeleverd hebben en wat er nog nodig is om te voorkomen dat de medewerker opnieuw vervalt in kort frequent verzuim.

Stap 5: wees helder over de consequenties

Nu u duidelijke afspraken heeft gemaakt is het ook belangrijk helder te zijn over de consequenties. Dat u verwacht dat de afspraken ook worden nagekomen. En welke consequenties het heeft als dat niet gebeurt. Van de werkgever wordt verwacht dat deze zich inspant om een medewerker te laten re-integreren. En van de werknemer dat hij/zij hieraan meewerkt! Meer informatie hierover vindt u op de website van het UWV.

Ook aan de slag met het frequent verzuimgesprek?  DOWNLOAD HET VIJFSTAPPENPLAN

Of neem CONTACT op met Ine Burgers van MKB Verzuimservice. Op telefoonnummer 06-54625346 of mail: ine@mkbv.nl

Share